Секретарь руководителя

Квалифицированный секретарь - правая рука руководителя, его незаменимый помощник и, конечно же, лицо фирмы. Считается, что это сугубо женская профессия, однако секретарями могут быть и мужчины. Специфика работы секретаря - многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. А потому у любого человека, после общения с секретарем должно остаться ощущение, что фирма сделает все возможное, чтобы разрешить его проблему. В будущем секретарь может стать секретарем-референтом, офис-менеджером, а в некоторых случаях и исполнительным директором.

Секретарь руководителя должен знать: постановления, распоряжения, приказы; положения, инструкции и другие распорядительные и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и управленческий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы обработки и оформления документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами, техническими средствами обработки документов, устной и письменной документной информации, компьютерами и печатными машинами; стандарты системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде.

Секретарь руководителя должен уметь: выполнять функции, включающие организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия; принимать корреспонденцию; вести делопроизводство; принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия; готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя; следить за своевременным рассмотрением и подачей структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, которые поступают на выполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, поступающих на подпись руководителя, обеспечивает их качественное редактирование; организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать информацию, поступившую в его отсутствие, и доводить ее суть до ведома руководителя; своевременно доводить до ведома руководителя информацию, полученную по каналам связи (телефакс, телекс, телефонограммы); по поручению руководителя составлять письма, запросы, др. документы, готовить ответы авторам писем; выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, которые проводит руководитель (сбор необходимых материалов, уведомление участников о месте и времени проведения, повестке дня, ведение их регистрации), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний; осуществлять контроль за своевременным исполнением работниками предприятия указаний и распоряжений; вести контрольно-регистрационную картотеку; обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия для его эффективной работы; печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных; организовывать прием посетителей, способствовать оперативности рассмотрению прошений и предложений работников; формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их хранение и в указанные сроки сдавать в архив; копировать документы на персональном ксероксе.

Требования профессии к человеку:
   • доброжелательность;
   • коммуникабельность и культура общения (деликатность и тактичность);
   • способность организовать свое рабочее место и время;
   • профессионализм;
   • ответственность;
   • дипломатичность;
   • хорошая память.